Factura automática en Excel con clientes y productos

Esta factura automática en Excel completa los datos del cliente, el vendedor y los productos a partir de sus códigos. Incluye cuatro hojas y seis líneas de artículos, con fórmulas para obtener los importes, el subtotal y el total. Puedes descargar el archivo XLSX gratis y estudiar cómo utiliza BUSCARV y SI.ERROR.

La automatización se limita a las consultas y los cálculos de una factura. No guarda un historial de ventas, no descuenta existencias ni asigna números consecutivos. Antes de utilizarla, revisa el impuesto del 15% incorporado y la fecha que se actualiza con el día actual.

Descargar factura automática en Excel gratis

Descargar plantilla XLSX con clientes y productos

Guarda una copia del original antes de sustituir los datos de ejemplo. La descarga es gratuita y no requiere comprar un pack. El archivo no contiene macros VBA.

Qué contiene cada hoja

• FACTURA: campos de identificación de empleado y cliente, datos consultados, seis líneas de productos, cantidades, precios, subtotal, impuesto y total.
• EMPLEADOS: identificación y nombre del vendedor.
• CLIENTES: identificación, nombre, apellido, dirección y teléfono.
• ARTÍCULOS: código, producto y valor unitario.

Son listas dentro del mismo libro, no una conexión a una base de datos externa. No hay listas desplegables: los códigos se escriben en las celdas de entrada.

Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Prepara las listas. En EMPLEADOS, CLIENTES y ARTÍCULOS sustituye los ejemplos por tus datos. Conserva las columnas y sus encabezados. Utiliza un identificador único por registro.
2. Indica el vendedor y el cliente. En FACTURA escribe el ID del empleado en D4 y el del cliente en D5. Las fórmulas consultan sus nombres y los datos de contacto.
3. Introduce los artículos. Escribe códigos en B11:B16 y cantidades en E11:E16. Las columnas de producto y valor se completan desde ARTÍCULOS; cada total multiplica cantidad por valor.
4. Limpia los ejemplos restantes. El original incluye cantidades de muestra en las seis líneas, aunque solo la primera tiene código. Borra los códigos y cantidades que no vayas a usar, sin eliminar las fórmulas.
5. Revisa todos los resultados. Comprueba descripción y precio de cada código, subtotal, impuesto y total antes de imprimir o compartir el documento.

Cómo funcionan BUSCARV y SI.ERROR

BUSCARV busca una coincidencia exacta del identificador. Por ejemplo, el código de B11 se consulta en las columnas A:C de ARTÍCULOS para traer el nombre y el precio. SI.ERROR devuelve un texto vacío o cero cuando la consulta falla.

Un importe cero no siempre significa que el producto sea gratuito. También puede indicar un código inexistente o escrito con un formato distinto. Revisa espacios y que las identificaciones mantengan el mismo tipo de dato en ambas hojas. Evita duplicados: la búsqueda devuelve la primera coincidencia, no permite elegir entre registros repetidos.

Ejemplo con los artículos incluidos

En una copia de prueba, usa A1 con cantidad 2 y A2 con cantidad 1. Los precios de muestra son 22000 y 20000. Deja las otras cuatro líneas sin códigos ni cantidades.

El primer importe debe ser 44000 y el segundo 20000: subtotal 64000. Con el 15% que trae la fórmula, el impuesto es 9600 y el total 73600. Son datos ilustrativos del archivo, no precios actuales ni una recomendación de tasa fiscal. Sustituye los ejemplos antes de trabajar con documentos reales.

Fecha, impuesto y protección: qué revisar

La fecha puede cambiar al volver a abrir el libro

F5 utiliza HOY(), por lo que muestra la fecha actual cuando Excel recalcula. Una copia XLSX de una factura anterior no conserva necesariamente su fecha de emisión. Si necesitas dejarla fija, hazlo en tu copia de trabajo y conserva una versión PDF revisada del documento emitido.

El impuesto está dentro de la fórmula

G18 calcula =G17*15%; no hay una celda independiente para seleccionar la tasa. Verifica el tratamiento que corresponde a tu operación antes de usarla. Si debes cambiarlo, revisa esa fórmula y comprueba de nuevo el total. El archivo no garantiza cumplimiento fiscal ni genera facturación electrónica.

La protección no es una garantía de seguridad

La hoja FACTURA tiene la protección activada y deja desbloqueadas las entradas de identificadores, códigos y cantidades. En el archivo descargable no se ha configurado una contraseña de hoja, aunque el texto del tutorial original la mencionaba. Si necesitas ajustar la fecha o el impuesto, desprotege tu copia, realiza el cambio y vuelve a proteger las fórmulas.

El rótulo «CANTIDAD DE ARTÍCULOS» no tiene una fórmula asociada que sume las unidades. Tampoco hay gestión de cobros, actualización de stock, archivo automático de facturas ni numeración correlativa.

Imprimir y conservar una copia

La hoja no incluye un área de impresión definida. Selecciona el bloque de la factura, revisa el tamaño de papel y confirma en la vista previa que caben los datos del cliente, las seis líneas y el total. No imprimas las hojas de listas si solo necesitas el documento.

Antes de reutilizar el libro, guarda una copia identificada y comprueba el PDF exportado. No se ha probado aquí la impresión ni la compatibilidad con todas las aplicaciones de hojas de cálculo.

Tutorial y recursos relacionados

Puedes consultar el vídeo enlazado en la publicación original. Esta guía describe el XLSX disponible para descargar, sin depender del vídeo para completar los pasos.

Si buscas un documento de captura manual, consulta cómo hacer facturas con Excel. Si todavía estás presentando una propuesta al cliente, utiliza la plantilla de cotización en Excel.